Niet-openbaar archief

Het Stadsarchief Amsterdam is een openbare instelling en vrij toegankelijk. Iedereen kan onze studiezalen binnenlopen om iets uit te zoeken of spannende nieuwe dingen te vinden.

Net zoals ons gebouw openbaar is en open staat voor iedereen, zo zijn ook de archieven en collecties in principe openbaar. Dat betekent dat ze voor iedereen vrij ter inzage zijn: of in origineel op uw tafel in de Studiezaal, of op microfilms of microfiches in een leesapparaat, of digitaal op een van de computers in het Informatiecentrum.

Je hoeft de stukken maar aan te vragen, een microfiche te pakken of achter een computer te gaan zitten en je kunt aan de slag. Maar er zijn ook delen van archieven nog niet openbaar. Die kun je daarom niet automatisch aanvragen en raadplegen op onze studiezaal. Toch kunnen er redenen zijn dat je die stukken wilt inzien.

Wat is het verschil tussen overheids- en particuliere archieven?

Het Stadsarchief Amsterdam bewaart twee soorten archieven: overheidsarchieven en particuliere archieven. Overheidsarchieven zijn archieven van de gemeente Amsterdam of van instanties waarvan de rechten overgegaan zijn op de gemeente. Daarnaast zijn er de archieven van verenigingen, stichtingen, bedrijven, families of personen die aan het Stadsarchief geschonken of in bewaring (bruikleen) gegeven zijn. Dat zijn de particuliere archieven.

Beide typen archieven zijn soms (gedeeltelijk) niet openbaar. Hoe dat zit, leggen we hieronder uit: eerst voor de archieven van de gemeente, daarna voor die van particuliere personen en instellingen.

Waarom zijn overheidsarchieven soms niet openbaar?

Alle overheidsarchieven vallen onder de Archiefwet. Die wet bepaalt onder meer dat als de gemeente een deel van haar archief overbrengt naar het Stadsarchief, dit automatisch openbaar is en vrij om in te zien. Maar er zijn uitzonderingen.

Artikel 15 van de Archiefwet zegt: als een gemeentelijke instantie zijn archief overbrengt naar een gemeentearchief, kunnen er drie redenen zijn om de openbaarheid te beperken. De drie redenen:

• de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van individuele personen

• het belang van de Staat

• onterechte bevoordeling of benadeling van personen of instanties

Het eerste punt is vaak in het geding bij persoonsgegevens door instanties als de Sociale Dienst of de GG&GD. Als naar het oordeel van de gemeente één of meer van deze drie punten aan de orde is, wordt de openbaarheid beperkt.

In de verklaring bij overbrenging is bepaald voor welke delen van het archief een openbaarheidsbeperking geldt. Belangrijk daarbij is de duur van die beperking.

De wet vereist namelijk dat, op een enkele uitzondering na, de overheid de openbaarheid van een archiefstuk niet langer mag beperken dan 75 jaar na de datum van dat stuk.

Hoe krijg ik inzage in niet-openbaar archief van de gemeente?

Ook dat is door de Archiefwet geregeld. Als het belang van de aanvrager het stuk in te zien groter is dan de belangen het stuk niet te openbaren, dan kan dispensatie worden verleend.

Bijvoorbeeld: dossiers van de Sociale Dienst die jonger zijn dan 75 jaar zijn niet openbaar, maar als je een dossier van een naast familielid nodig hebt om daar rechten aan te ontlenen, dan is jouw belang tot inzage groter.

In de gemeente Amsterdam ligt de bevoegdheid om wel of niet dispensatie te verlenen bij de gemeentearchivaris.

Hoe vraag ik dispensatie aan?

Dispensatie vraag je aan met behulp van een speciaal formulier. Stuur een e-mail naar stadsarchief@amsterdam.nl met jouw verzoek, dan neemt een medewerker de aanvraag voor jou in behandeling.

Hoe wordt mijn aanvraag afgehandeld?

Als je het formulier hebt ingevuld en ondertekend, ontvang je een kopie. Het origineel blijft bij ons, om jouw verzoek snel en zorgvuldig af te handelen.

Binnen uiterlijk vijf werkdagen neemt de gemeentearchivaris het besluit wel of niet dispensatie te verlenen.

Bij eenvoudige kwesties kost zo’n besluit veel minder tijd en krijg je nog dezelfde dag bericht. Het originele besluit sturen we naar je op. Als je zelf in de Studiezaal bent, overhandigen we het besluit persoonlijk.

In dat besluit staan ook de eventuele voorwaarden waaronder je de archiefstukken mag inzien. Zo kan het zijn dat je van een persoonsdossier alleen fotokopieën mag inzien, met geanonimiseerde namen van mogelijk nog levende personen. Dat heeft met privacy te maken.

Wat ook kan: als je de stukken wilt gebruiken voor een boek of een artikel, moeten we afspraken maken over wat in de publicatie kan komen.

Wat kan ik nog doen als mijn verzoek wordt afgewezen?

Dan kun je in beroep gaan. Ook die regels zijn door de wet vastgelegd - in dit geval de Algemene Wet Bestuursrecht. Die zegt dat je eerst bezwaar moet aantekenen bij de gemeentearchivaris.

Als hij zijn besluit niet herziet, kun je daartegen in beroep gaan bij het college van Burgemeester & Wethouders van de Gemeente Amsterdam.

Als jouw bezwaren ook daar niet worden erkend, kun je tenslotte een beroep doen op de rechter en hem om een uitspraak vragen.

Waarom zijn particuliere archieven soms niet openbaar?

Archieven van een particuliere persoon of instelling vallen niet onder de Archiefwet. Bij deze archieven kan de openbaarheid alleen beperkt worden door afspraken in het contract tussen het Stadsarchief en de eigenaar van het archief.

In de praktijk gebeurt dat regelmatig, bijvoorbeeld bij recente dagboeken of brieven. In het contract is vastgesteld hoe lang de termijnen van de openbaarheidsbeperking zijn en wie bevoegd is dispensatie te verlenen.

Vaak is dat de eigenaar van het archief; soms heeft hij die bevoegdheid gegeven aan een ander - bijvoorbeeld de gemeentearchivaris.

Hoe krijg ik inzage in een niet-openbaar, particulier archiefstuk?

Dan heb je toestemming nodig van de bewaargever of van de persoon die deze bevoegdheid heeft gekregen. Als dat de gemeentearchivaris is, kun je gebruik maken van het aanvraagformulier voor niet-openbaar overheidsarchief. Stuur eerst een mail naar stadsarchief@amsterdam.nl.

In andere gevallen kan de medewerker van onze dienst jou aan het adres helpen van de persoon of instantie tot wie je het verzoek moet richten. Met de toestemming kun je de stukken bij ons bekijken, nadat je de toestemmingsbrief op de studiezaal hebt laten zien. Wij maken een kopie, als bewijs op recht op inzage.

Niet-openbare indexgegevens

Niet alle Persoons- en Archiefkaarten zijn openbaar. Alle kaarten waarvan de kaarthouder korter dan 105 jaar geleden is geboren, en dus mogelijk nog in leven is, zijn niet in te zien via de website.

Indien de kaarthouder bewijsbaar en tenminste drie maanden geleden is overleden, kan de kaart openbaar worden gemaakt. Stuur dit bewijs, tegelijkertijd met jouw verzoek, naar stadsarchief@amsterdam.nl, dan zorgen wij dat de kaart zo spoedig mogelijk te zien is op de website.

• We accepteren verzoeken met: de volledige naam van de betrokkene, de exacte geboorte- en overlijdensdatum en een scan van het bewijs van overlijden.
  Dit laatste kan een scan zijn van de overlijdensadvertentie, een scan van de rouwkaart, een foto van de grafsteen, een scan van de overlijdensakte of een ander officieel document

• Wij accepteren niet: persoonsgegevens gevonden op niet officiële (genealogische) websites en necrologieën uit een krant, tijdschrift en dergelijke

• Wij gaan niet zelf op zoek naar de exacte namen en de geboorte- en overlijdensdata

• Wij honoreren maximaal tien verzoeken per verzoeker per jaar

• Verzoeken moeten per mail zijn gericht aan stadsarchief@amsterdam.nl en niet aan een individuele medewerker

Je eigen gegevens mag je altijd inzien. Kom daarvoor met een geldig legitimatiebewijs naar de balie in ons Informatiecentrum. Jouw kaart wordt geprint of per e-mail toegestuurd.

Onze gegevens zijn niet actueel; de jongste bron (de Archief- en Persoonskaarten) loopt tot en met 1994.