Openbaarheid

Het Stadsarchief Amsterdam is een openbare instelling. In principe zijn al onze archieven en collecties voor iedereen gratis toegankelijk en ter inzage in de studiezaal of digitaal via de website. Toch zijn sommige archieven nog niet (volledig) openbaar. Hier lees je hoe dat werkt en wat je kunt doen als je toch inzage wilt.

Wat is het verschil tussen overheids- en particuliere archieven?

Het Stadsarchief Amsterdam bewaart twee soorten archieven: overheidsarchieven en particuliere archieven. Overheidsarchieven zijn archieven van de gemeente Amsterdam of van instanties waarvan de rechten overgegaan zijn op de gemeente. Daarnaast zijn er de archieven van verenigingen, stichtingen, bedrijven, families of personen die aan het Stadsarchief geschonken of in bewaring (bruikleen) gegeven zijn. Dat zijn de particuliere archieven.

Beide typen archieven zijn soms (gedeeltelijk) niet openbaar. Hoe dat zit, leggen we hieronder uit

Waarom zijn overheidsarchieven soms niet openbaar?

Alle overheidsarchieven vallen onder de Archiefwet. Die wet bepaalt onder meer dat als de gemeente (een deel van) haar archief overbrengt naar het Stadsarchief, dit automatisch openbaar is en vrij om in te zien. Maar er zijn 3 uitzonderingen die in de Archiefwet (artikel 15) genoemd worden die als reden mogen dienen om een openbaarheidsbeperking toe te passen:

• Privacy: ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer van nog levende personen en daarbij rekening houdend met de AVG

• Belang van de Staat: wanneer de veiligheid of belangen van de overheid in het geding zijn

• De onevenredige benadeling van een ander belang dan hierboven genoemd

De wettelijke termijn voor zo’n beperking is meestal maximaal 75 jaar. Soms gelden afwijkende termijnen, bijvoorbeeld voor de geboorteregisters van de Burgerlijke Stand: die worden pas openbaar 100 jaar na de geboorte.

Voor de delen van de archieven die we doorzoekbaar hebben gemaakt op persoonsnaam of adres geldt soms ook een afwijkende openbaarheidstermijn, van 105 jaar na het geboortejaar. Kijk voor meer informatie op de pagina Persoonsgegevens.

Hoe krijg ik inzage in niet-openbaar archief van de gemeente?

Ook dat is door de Archiefwet geregeld. Als het belang van de aanvrager het document in te zien groter is dan de belangen het document niet te openbaren, dan kan dispensatie worden verleend. In de gemeente Amsterdam ligt de bevoegdheid om wel of niet dispensatie te verlenen bij de gemeentearchivaris.

Bijvoorbeeld: dossiers van de Sociale Dienst die jonger zijn dan 75 jaar zijn niet openbaar, maar als je een dossier van een naast familielid nodig hebt om daar rechten aan te ontlenen, dan is jouw belang tot inzage groter.

Hoe vraag ik dispensatie aan?

Stuur een e-mail naar stadsarchief@amsterdam.nl met jouw verzoek, dan neemt een medewerker de aanvraag in behandeling.

Hoe wordt mijn aanvraag afgehandeld?

Je ontvangt van de medewerker een formulier voor dispensatie. Je vult het formulier in, ondertekent het en stuurt het per mail weer op.

Binnen vijf werkdagen neemt de gemeentearchivaris het besluit wel of niet dispensatie te verlenen.

In dat besluit staan ook de eventuele voorwaarden waaronder je de archiefstukken mag inzien. Zo kan het zijn dat je van een persoonsdossier alleen fotokopieën mag inzien, met geanonimiseerde namen van mogelijk nog levende personen. Dat heeft met privacy te maken.

Als je verzoek (ook) gaat over het gebruik van de stukken voor een boek of een artikel, maken we afspraken over wat in de publicatie kan komen.

Wat kan ik doen als mijn verzoek wordt afgewezen?

Dan kun je in beroep gaan. Ook die regels zijn door de wet vastgelegd - in dit geval de Algemene Wet Bestuursrecht. Die zegt dat je eerst bezwaar moet aantekenen bij de gemeentearchivaris.

Als hij zijn besluit niet herziet, kun je daartegen in beroep gaan bij het college van Burgemeester & Wethouders van de Gemeente Amsterdam. Als jouw bezwaren ook daar niet worden erkend, kun je tenslotte een beroep doen op de rechter en hem om een uitspraak vragen.

Waarom zijn particuliere archieven soms niet openbaar?

Archieven van een particuliere persoon of instelling vallen niet onder de Archiefwet. Bij deze archieven kan de openbaarheid beperkt worden door afspraken in de overeenkomst tussen het Stadsarchief en de (oorspronkelijke) eigenaar van het archief.

In de praktijk gebeurt dat regelmatig, bijvoorbeeld bij recente dagboeken of brieven. In de overeenkomst is vastgesteld hoe lang de termijnen van de openbaarheidsbeperking zijn en wie bevoegd is dispensatie te verlenen. Vaak is dat de eigenaar van het archief; soms is die bevoegdheid overgedragen aan een ander - bijvoorbeeld de gemeentearchivaris.

Hoe krijg ik inzage in een niet-openbaar, particulier archiefstuk?

Dan heb je toestemming nodig van de bewaargever of van de persoon die deze bevoegdheid heeft gekregen. Als dat de gemeentearchivaris is, kun je gebruik maken van het aanvraagformulier voor niet-openbaar overheidsarchief. Stuur eerst een mail naar stadsarchief@amsterdam.nl

In andere gevallen kan een medewerker je in contact brengen met de persoon of instantie tot wie je het verzoek moet richten, of het verzoek doorsturen. Met de toestemming kun je de stukken bij ons aanvragen.