Persoonsgegevens

Gegevens van mogelijk nog levende personen

Persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld de naam, geboortedatum en het adres van een persoon. Om de privacy te beschermen van levende personen is sinds 25 mei 2018 de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. Het maken van een doorzoekbare index op persoonsnamen en op geboortedata is volgens de AVG een vorm van verwerking van persoonsgegevens. Bij het samenstellen van indexen verwerkt het SAA de gegevens zodanig dat via de namenindex levende personen niet door derden geïdentificeerd kunnen worden. In het zoeksysteem zijn geen gegevens van mogelijk nog levende personen opgenomen. (Er is een uitzondering voor informatie die betrekking heeft op de Tweede Wereldoorlog en de marktkaarten, zie hiervoor het kopje 'Grotendeels openbaar').

Eigen gegevens inzien

Wie vóór 1994 in Amsterdam geboren is of in Amsterdam gewoond heeft komt waarschijnlijk voor in onze systemen. Wil je weten of en welke informatie we van je hebben? Stuur dan een e-mail met je volledige naam en geboortedatum. We kijken voor je na wat er aanwezig is.

De inzage zelf vindt altijd plaats in ons Informatiecentrum, op vertoon van je legitimatiebewijs. Je hoeft hiervoor geen afspraak te maken

Je geboorteakte hebben we nog niet; geboorteakten worden 100 jaar na het geboortejaar overgebracht naar het Stadsarchief. Tot die tijd kun je deze aanvragen bij de afdeling Burgerzaken van de Gemeente Amsterdam.

Openbaarheidstermijn

Vanaf 2025 hanteren wij voor de openbaarheid van doorzoekbare persoonsgegevens de 105-jaarregel. Dit betekent dat gegevens van personen 105 jaar na hun geboortejaar openbaar worden of na iemands overlijden, indien ons bekend.

Als iemand is overleden, kunnen we de gegevens op verzoek openbaar maken. Iemand komt hoogstwaarschijnlijk in onze archieven voor als de persoon vóór 1994 geboren is in Amsterdam of er heeft gewoond. Je kunt per e-mail een verzoek indienen.

We nemen alleen verzoeken aan die:

• De volledige naam en de exacte geboorte- en overlijdensdatum van de persoon vermelden. Wij gaan niet zelf op zoek naar de exacte namen en de geboorte- en overlijdensdata.

• Een (scan van het) bewijs van overlijden bevatten. Een bewijs van overlijden kan zijn: een overlijdensadvertentie, een rouwkaart, een foto van de grafsteen, de overlijdensakte of een ander officieel document. Wij accepteren geen persoonsgegevens gevonden op (genealogische) websites en necrologieën uit een krant, tijdschrift en dergelijke.

Grotendeels openbaar

De meeste indexen zijn gemaakt op bronnen die ouder zijn dan 105 jaar en deze zijn dus geheel openbaar. Bij de indexen van recentere bronnen is de 105 jaar regel toegepast.

Uitzondering op de 105-jaarregel zijn de persoonsvermeldingen in de militieregisters (t/m 1940), politierapporten 1940-1945, paspoortaanvragen 1940-1945 en de tewerkgestelden. Deze zijn per definitie openbaar, omdat de AVG een uitzondering toestaat om onderzoek naar oorlog gerelateerde informatie niet onnodig te belemmeren.

Er zijn nog een aantal bronnen met een andere openbaarheidsbeperking:

• Bijzondere registers: één deel van de gestichten (instellingen) is bijgehouden t/m 1934 en daarom in openbaarheid beperkt t/m 2034

• Bevolkingsregisters tijdelijk verblijf: twee delen zijn bijgehouden t/m 1934 en daarom in openbaarheid beperkt t/m 2034

• Marktkaarten: de tweede aanvulling, bestaande uit 136 delen (inv.nr. 133-259), is in openbaarheid beperkt tot 31-12-2048 (50 jaar na sluiting dossier)

• Woningkaarten: bijzondere en geheime adressen zijn in openbaarheid beperkt t/m 2084

Correctie of afscherming van persoonsgegevens

Staan er persoonsgegevens van jou in onze archieven of indexen die niet kloppen, of heb je bezwaar tegen de publicatie ervan? Dan kun je per e-mail een verzoek indienen om de gegevens te verbeteren, aan te vullen of (tijdelijk) af te schermen (zoals de AVG voorschrijft).

Een verzoek om gegevens van andere personen dan jijzelf (tijdelijk) af te schermen wordt alleen in uitzonderlijke gevallen toegestaan.

Wij brengen nooit wijzigingen aan in een origineel document, fysiek of digitaal. Wel kunnen we de beschrijving van het document aanpassen, of jouw lezing aan het document toevoegen. Zodra het document of bestand openbaar is wordt jouw lezing ook getoond.

Gaat het om overheidsarchief, dan wordt het besluit door het Stadsarchief genomen. Gaat het om particulier archief, dan wordt het verzoek doorgestuurd naar de persoon of instantie die het archief heeft ingebracht. Je ontvangt binnen 4 weken een besluit. Bij een afwijzing leggen we altijd uit waarom.

Afgedekte gegevens

Sommige gegevens, zoals in de persoons- en archiefkaarten, zijn zwart afgedekt om de (bijzondere) persoonsgegevens van personen die nog in leven zouden kunnen zijn te beschermen. Inzage is bij uitzondering mogelijk, door een verzoek in te dienen tot dispensatie. Stuur ons een e-mail voor meer informatie over de procedure.

Verwerkingsregister en beleid persoonsgegevens

Wil je meer weten over hoe het Stadsarchief omgaat met gegevens over mogelijk nog levende personen? Lees dan het  Beleid Persoonsgegevens.

De AVG eist dat iedere instelling een register opstelt waarin iedere vorm van verwerking van persoonsgegevens door de instelling wordt toegelicht. In het verwerkingsregister van het Stadsarchief staan het doel en de grondslag van de verwerking, de categorieën persoonsgegevens en de bewaartermijnen vermeld. Lees hier het Uittreksel van het Verwerkingsregister.