Het Stadsarchief heeft meer dan 3.500 archieven in de collectie. De beschrijvingen van deze archieven kun je online doorzoeken. Je kunt vrij zoeken door alle beschrijvingen of gericht zoeken met een toegangsnummer (het nummer van het archief) en een inventarisnummer (het nummer van een specifiek stuk).
Een archief wordt van oudsher beschreven in een inventaris. Dit is een overzicht van de inhoud van een archief, ingedeeld volgens een vaste structuur. De inventaris bevat:
Een inleiding met informatie over de geschiedenis van de archiefvormer, de taken en verantwoordelijkheden, en de manier waarop het archief is ontstaan en geordend.
Een lijst van alle stukken in het archief.
Iedere inventaris heeft een uniek, toegangsnummer en titel. De stukken worden tot op de eenheid van het stuk (bundel, pak, brief, foto) beschreven.
De inventaris is opgedeeld in drie onderdelen:
Inleiding: Deze vind je bij het Archiefblok.
Rubrieken en verzamelbeschrijvingen: Dit zijn de Groepen.
Beschrijvingen van archiefstukken: Dit zijn Bestanddelen. Hier kun je stukken aanvragen voor inzage of digitalisering.
Uitklapbare inventaris
De uitklapbare inventaris is te vinden bij ieder Archiefblok. Onder de inleiding vind je een kopje Inventaris waarbij je de verschillende onderdelen kunt openklappen om te zien wat erin zit.
Door de zoekbalk 'Zoek in dit archief' te gebruiken zie je welke treffers er in de beschrijvingen zijn van dit archief. Een icoontje achter de beschrijving geeft aan of het stuk gedigitaliseerd is.
Klik je beschrijving aan, dan verschijnt een slide-in met aanvullende informatie over het stuk, zodat je het kunt beoordelen. Met de knop 'Naar detailpagina' ga je naar de pagina van dit stuk, met alle metadata en eventuele scans.
Gekoppelde records
Een andere manier om te zien wat er in een archief zit, is via 'Gekoppelde records'. Klik je deze aan, dan krijg je alle Groepen en Bestanddelen van dit archief in het resultatenoverzicht. Dit geeft je de mogelijkheid om verder te zoeken, te filteren (bijvoorbeeld alle stukken die digitaal beschikbaar zijn) of te sorteren (bijvoorbeeld chronologisch). Een voorbeeld van de digitaal beschikbare stukken ('met bestanden') uit Archief 1.
Voorbeeld Archief 1
Archief 1 is het Archief van Benjamin Burlamacchi, dat loopt van 1661 tot 1784. In de inleiding wordt eerst uiteengezet wie de archiefvormer was en welke taken zij uitvoerde. Vervolgens wordt beschreven uit welke delen het archief bestaat en hoe en wanneer het archief onderdeel bleek uit te maken van de collectie van het Stadsarchief.
Onder de inleiding volgt een gerubriceerde indeling. De stukken worden in een standaard volgorde ingedeeld en beschreven. Stukken hebben maar één omschrijving per eenheid. Zo bevat inventarisnummer 812 uit rubriek 5, Persoonlijke correspondentie, de volgende omschrijving 'Wilhelmina van der Hoop, zijn vrouw, 1687'. Dit inventarisnummer bestaat uit een bundeltje van zo'n 20 documenten. Uit de beschrijving is verder niet op te maken van welke datum deze documenten precies zijn of waar zij over reppen.