Ongeïnventariseerd archief

Wanneer wordt een archief geïnventariseerd?

Een overheidsorgaan is volgens de Archiefwet 1995 verplicht haar archief in goede, geordende en toegankelijke staat te bewaren. In Amsterdam voldoen archieven van de gemeentelijke diensten aan die eisen als ze worden overgedragen aan het Stadsarchief.

Daarom kunnen ze kort na de overdracht ter beschikking worden gesteld. Ook particuliere archieven (van bijvoorbeeld verenigingen, bedrijven of families) worden steeds vaker geïnventariseerd bij overdracht. Dat was in het verleden vaak anders.

Daarom zijn er nog veel archieven in de depots niet geïnventariseerd. Momenteel loopt er in het Stadsarchief een groot project, Omega genoemd, om de achterstand op gebied van inventarisatie in te halen. Maar het duurt nog jaren voordat alle archieven zijn geïnventariseerd.

Hoe weet ik of een archief geïnventariseerd is?

De online inventarissen geven de basisgegevens van alle archieven en collecties in het Stadsarchief. Een van die basisgegevens is of een archief geïnventariseerd is of niet.

Kan ik ongeïnventariseerde archieven aanvragen?

Documenten uit niet geïnventariseerde archieven kun je aanvragen als ze openbaar zijn, de raadpleging het behoud van de documenten niet in gevaar brengt en ze gevonden kunnen worden.

Rust op het niet geïnventariseerde archief een openbaarheidsbeperking of is er een vermoeden dat bij inventarisatie openbaarheidsbeperkingen gelden, dan is inzien alleen mogelijk na dispensatie van de gemeentearchivaris of met toestemming van de eigenaar van het archief. Zie hiervoor: niet-openbaar archief.

Niet geïnventariseerde archieven zijn ook nog niet geconserveerd. De materiële toestand van de documenten kan zo zijn, dat raadpleging het behoud van de documenten in gevaar brengt. Als dat het geval is, kan inzage pas na de conservering. Dat kan enige tijd duren.

Niet geïnventariseerd archief kan verpakt zijn in dozen zonder aanduidingen over de inhoud van de doos. Bij grote archieven is het vrijwel onmogelijk bepaalde documenten te vinden. Als je toch wilt zoeken naar een specifiek document kan dat veel tijd kosten, omdat je de documenten dan één voor één moet doornemen.

Omdat daarbij de volgorde van de documenten niet mag wijzigen, zijn er strikte regels. Onderzoek op deze manier leidt zelden tot resultaat.

Wanneer is er een goede kans documenten te vinden in ongeïnventariseerd archief?

Als je een concrete vraag hebt, is de kans het grootst. Weet je precies wat je zoekt en in welke periode, dan is het soms mogelijk informatie te vinden in een niet geïnventariseerd archief.

Onze medewerkers weten meestal welk type documenten in welke archieven zitten. Zo is zoeken naar notulen van het bestuur in het archief van een vereniging vrijwel altijd succesvol. Ook is snel na te gaan of registratie van leerlingen wel of niet in het archief van een school aanwezig is, bijvoorbeeld.

Hoe kan ik ongeïnventariseerd archief aanvragen?

Voor het inzien van niet geïnventariseerd archief moet je altijd van te voren een afspraak per mail maken via stadsarchief@amsterdam.nl

Een van onze medewerkers neemt contact met je op om een dag af te spreken waarop je langs kunt komen voor inzage. Zorg ervoor dat je zo goed mogelijk kan aangeven wat je precies wilt vinden, des te groter is de kans op succes.

Mag ik zelf zoeken in ongeïnventariseerd archief?

Je mag alleen zoeken in de mappen en dossiers die onze medewerkers voor jou uit het archief halen. Daarbij mag de volgorde van de stukken niet worden gewijzigd en moet je overige instructies voor de raadpleging nauwkeurig opvolgen.

Houd er rekening mee dat zoeken in niet geïnventariseerd archief een zeer tijdrovend karwei kan zijn. Voor ons, maar ook voor jezelf.